Stro­na głów­na Zamó­wie­nia Publ. Jak opi­sać przed­miot zamó­wie­nia publicz­ne­go? Oto 7 zasad.

Jak opisać przedmiot zamówienia publicznego? Oto 7 zasad.

Two­rze­nie opi­su przed­mio­tu zamó­wie­nia publicz­ne­go decy­du­je o suk­ce­sie prze­tar­gu. Lub o poraż­ce.  Opis zawar­ty w SIWZ jest niczym Biblia – obo­wią­zu­je i koniec. Jeśli Zama­wia­ją­cy popeł­ni w nim błąd lub zawrze nie­ści­słość, a Wyko­naw­cy nie popro­szą o spro­sto­wa­nie (cza­sem celo­wo), to mamy pro­blem… Wyło­nio­ny Wyko­naw­ca dostar­czy to, co wprost wyni­ka z opi­su, a Zama­wia­ją­cy musi przy­jąć dosta­wę i za nią zapła­cić, nie­za­leż­nie od efek­tu. Opis przed­mio­tu zamó­wie­nia to obo­wią­zek Zama­wia­ją­ce­go i jego odpowiedzialność.

Bra­łem udział w set­kach postę­po­wań publicz­nych, więc przy reda­go­wa­niu niniej­sze­go wpi­su, przy­kła­dy błęd­nych opi­sów SIWZ same cisną się na usta. Zamiast sypać nimi jak z ręka­wa, doko­na­łem zwię­złej syn­te­zy spo­strze­żeń i efek­ty przed­sta­wiam Pań­stwu w for­mie 7 klu­czo­wych zasad two­rze­nia opi­sów SIWZ:

1. Nale­ży wni­kli­wie czy­tać pyta­nia Wyko­naw­ców zada­wa­ne w trak­cie przy­go­to­wy­wa­nia ofert. Są w nich infor­ma­cje, któ­re są klu­czo­we dla wyce­ny i osta­tecz­ne­go wyglą­du mate­ria­łów pro­mo­cyj­nych. Wyko­naw­cy nie mogą bez­po­śred­nio poma­gać przy two­rze­niu opi­sów przed­mio­tu zamó­wie­nia, ale mogą je kory­go­wać, zada­jąc „nakie­ro­wu­ją­ce” pyta­nia pod­czas przy­go­to­wy­wa­nia ofert. Na jed­no wyj­dzie.  Doce­niaj­my rolę pytań – nie zby­waj­my ich!

2. Opi­su­jąc przed­miot zamó­wie­nia uży­waj­my sfor­mu­ło­wań, któ­re w peł­ni rozu­mie­my. Mam na myśli słow­nic­two bran­żo­we i tech­no­lo­gicz­ne. Wyko­naw­cy to zwy­kle spe­cja­li­ści w swo­ich bran­żach, więc lepiej nie pró­bo­wać roz­ma­wiać ich języ­kiem, nie rozu­mie­jąc go w peł­ni. Nie bój­my się śmiesz­no­ści i lako­nicz­no­ści sfor­mu­ło­wań jeśli są cel­ne, choć źle brzmią i może nie do koń­ca po pol­sku. To nie wypra­co­wa­nie, a i tak Wyko­naw­cy zda­ją sobie spra­wę, że roz­ma­wia­ją z „nie­spe­cja­li­sta­mi”.

3. Wyzna­czaj­my para­me­try przed­mio­tu zamó­wie­nia, któ­re łatwo może­my pod­dać oce­nie i wery­fi­ka­cji! Gra­ma­tu­ra odzie­ży, papie­ru, tek­tu­ry, splot polie­stru, itp sfor­mu­ło­wa­nia – bez spe­cja­li­stycz­ne­go sprzę­tu, nie będzie­my w sta­nie oce­nić zgod­no­ści dosta­wy z opi­sem SIWZ, za co będąc Zama­wia­ją­cym odpo­wia­da­my gło­wą. Lepiej posłu­żyć się oznaczeniem/​​symbolem kon­kret­ne­go mode­lu (z dopi­skiem „lub równoważne”).

4. Dopusz­czaj­my cho­ciaż mini­mal­ną tole­ran­cję jed­no­stek miar: wymia­rów, mas, kolo­ry­sty­ki. Gdy wybra­ny przez Zama­wia­ją­ce­go do prze­tar­gu arty­kuł jest nie­do­stęp­ny (bo np.: pro­du­cent zaprze­stał jego pro­duk­cji), ści­sły para­metr pasu­ją­cy tyl­ko do tego pro­duk­tu uci­na Wyko­naw­com moż­li­wość zapro­po­no­wa­nia sub­sty­tu­tów – róż­nią­cych się mini­mal­nie. No i prze­targ jest uziemiony.

5. Broń Boże, nie wymy­ślaj­my żad­ne­go para­me­tru pro­duk­tu (zwłasz­cza kolo­ru), bez dokład­ne­go spraw­dze­nia, że taka wer­sja pro­duk­tu ist­nie­je. Wie­lo­krot­nie zda­rza­ło się, że w trak­cie burzy mózgów przy two­rze­niu opi­sów, Zama­wia­ją­cy wymy­ślał kolor pro­duk­tu pasu­ją­cy do kon­cep­cji pro­mo­cji, bez spraw­dze­nia, czy taka wer­sja kolo­ry­stycz­na ist­nie­je. A potem oka­zy­wa­ło się, że w prze­tar­gu nikt nie wystar­to­wał – dlaczego?

6. Korzy­staj­my z moż­li­wo­ści „bada­nia ryn­ku”. Z pew­no­ścią otrzy­ma­cie Pań­stwo od Wyko­naw­ców wyczer­pu­ją­ce infor­ma­cje o pro­duk­tach i tech­no­lo­giach, bez infor­mo­wa­nia ich, któ­re z nich i w jakich ilo­ściach będą przed­mio­tem pla­no­wa­ne­go postępowania.

7. Bar­dzo dokład­nie i skru­pu­lat­nie opisz­my meto­dę nadru­ku i ilość nadru­ko­wy­wa­nych kolo­rów ORAZ ilość miejsc nadru­ku na przed­mio­cie. Nadruk jed­ne­go kolo­ru w trzech miej­scach będzie poli­czo­ny jako trzy nadru­ki, pomi­mo zasto­so­wa­nia jed­nej far­by. Pro­ble­my spra­wia­ją logo­ty­py zło­żo­ne i full-colo­­ro­­we, zwłasz­cza „unij­ne”: PO KL, EFS wraz z logo­sa­mi pro­gra­mów, któ­rych doty­czą i pod­pi­sa­mi, typu: „Współ­fi­nan­so­wa­ne przez …”.

To pod­sta­wy.

War­to roz­wa­żyć, czy nie zawrzeć obli­ga­to­ryj­ne­go warun­ku dołą­cze­nia wzo­rów do postę­po­wa­nia – nawet w try­bie 100% cena. Po pro­stu, odrzu­ci się ofer­ty nie speł­nia­ją­ce SIWZ, a pozo­sta­łe, oce­ni pod kątem naj­niż­szej ceny.

Na pocie­chę dodam, że na prze­strze­ni lat, poziom opi­sów znacz­nie się popra­wił i jest to z korzy­ścią zarów­no dla Zama­wia­ją­ce­go, jak i zdro­wej kon­ku­ren­cji Wyko­naw­ców. Powo­dze­nia i zapra­szam na indy­wi­du­al­ne konsultacje !

Must Read

Doskonała lokalizacja na obrzeżach Szczecina

Więk­szość ludzi, któ­rzy odwie­dza­ją jakieś więk­sze mia­sto w celach tury­stycz­nych chce zwie­dzić jak naj­wię­cej, w jak naj­krót­szym cza­sie. Jed­nak nie każ­dy lubi miesz­kać w…

Stroiki świąteczne bożonarodzeniowe dla firm

Okres świą­tecz­ny nie­ro­ze­rwal­nie wią­że się z dawa­niem pre­zen­tów. Utar­ło się, że rów­nież wie­lu pra­co­daw­ców w tym nie­zwy­kle przy­jem­nym i nastro­jo­wym cza­sie obda­ro­wu­je swych pracowników…

Parasole reklamowe z nadrukiem logo firmy

Upal­ne lato to ide­al­ny czas na wypo­czy­nek na pla­ży. To nie tyl­ko popu­lar­ne miej­sce do relak­su w pro­mie­niach słoń­ca i wśród szu­mu fal, ale…

Tanie prezenty świąteczne dla firm

Wrę­cza­nie świą­tecz­nych upo­min­ków przez fir­my sta­ło się już od kil­ku lat powszech­nie sto­so­wa­ną dobrą prak­ty­ką. Pro­blem jed­nak w tym, że mało kto wie, komu…

Balony reklamowe z nadrukiem logo firmy

Balo­ni­ki rekla­mo­we z nadru­kiem logo, to jeden z naj­bar­dziej pod­sta­wo­wych i powszech­nie uży­wa­nych gadże­tów rekla­mo­wych na róż­ne­go rodza­ju impre­zach fir­mo­wych, tar­gach i kon­fe­ren­cjach. Co…