Efektywna komunikacja wewnętrzna

Jakość komunikacji wewnętrznej w zespole agencji reklamowej jest kluczowa dla efektywności pracy i realizowania jego zadań. Oto krótki przykład prostych zmian organizacyjnych, które wyraźnie włynęły zarówno na rezultaty pracy, jak i atmosferę w zespole.

efektywna_komuniakacja

 

Praca zespołu agencji reklamowej wiąże się z dynamiczną[AN1]  i intensywną komunikacją między członkami zespołu, co jest związane z szerokim wachlarzem usług świadczonych przez branżę reklamową. Żeby być efektywnym, zespół musi się nieustannie wspierać, rozumieć oraz transferować wiedzę. W firmie nie służyło temu biuro, w którym każdy członek zespołu posiadał odizolowane od pozostałych miejsce pracy. Główną przesłanką takiego rozmieszczenia było zapewnienie każdemu pracownikowi maksymalnego komfortu pracy umysłowej. W tym systemie szwankowała jednak komunikacja. Pracownicy skupieni na swoich własnych zdaniach pracownicy nie byli świadomi zadań pozostałych i ani nie umieli jako zespół wspólnie rozwiązywać problemów, które się pojawiają. Zespół nie wypracowywał wspólnej strategii promocyjnej i był też mało kreatywny. Ponadto, doświadczeni pracownicy, nie służyli radą nowym członkom zespołu i trudno było też zsynchronizować pracę poszczególnych działów zajmujących się procesem realizacji zamówień. W efekcie pojawiały się konflikty związane z podziałem kompetencji, dotyczące kwalifikacji zawodowych, co osłabiało więzi międzyludzkie, a dyrektorzy w firmie traktowani byli dużym dystansem. Dyrektor agencji reklamowej podjął decyzję o wprowadzeniu szeregu zmian organizacyjnych, które w prosty sposób usprawniły komunikację w biurze. Pierwszą zmianą było przearanżowanie biura w taki sposób, by cały zespół pracował w jednym dużym pomieszczeniu, łącznie z dyrektorem – biurko przy biurku, przedzieleni jedynie niską ścianką. Pracownicy zostali rozsadzeni naprzemiennie wg zasady: doświadczony przy niedoświadczonym. Aby pracownicy sobie nie przeszkadzali, wprowadzono zasadę „zanim coś powiesz, sprawdź, czy nie przeszkadzasz innym”. Równocześnie wprowadzono zasadę „nie bój się pytać, gdy naprawdę nie wiesz”. Do tego wprowadzono zwyczaj codziennych porannych odpraw, w czasie których każdy omawia krótko plan swoich zajęć w ciągu dnia ze szczególnym uwzględnieniem zagrożeń realizacyjnych oraz problemów, jakie mogą się pojawić. Dyrektor, który pracuje ramię w ramię z pracownikami, stał się moderatorem zarówno pracy zespołu, jak i dyskusji. Jako podstawowy sposób rozmowy o konfliktach wprowadzono zasadę „o konfliktach rozmawiamy wyłącznie osobiście, nigdy nie piszemy (w mailu, notatkach, faxach, itp.)”.

Wprowadzenie powyżej opisanej praktyki doprowadziło do zintegrowania zespołu, który obecnie szybko znajduje rozwiązania problemów, uczy się od siebie, czy to poprzez obserwację, czy też rozmowę. Członkowie zespołu świetnie się orientują w zadaniach realizowanych przez pozostałych, co wpływa na mniejszą liczbę konfliktów. Potencjalne zagrożenia oraz problemy są rozwiązywane często już przy porannej odprawie, która przybiera formę konstruktywnej burzy mózgów. Znikł też niepotrzebny dystans między pracownikami oraz zarządem, a pracownicy chętniej i bardziej otwarcie komunikują się ze sobą, z przełożonymi, jak również wspierają się nawzajem. Gdy wzrósł poziom zaufania, podniosła się również kreatywność zespołu, którego członkowie mieli więcej odwagi by snuć wizje oraz nieszablonowe pomysły dotyczące kampanii promocyjnych dla klientów firmy. Praktykę można rekomendować firmom handlowym i usługowym, które posiadają bardzo szeroką ofertę skierowaną do biznesu, często związaną z przemysłami kreatywnymi a więc wymagającymi pracy koncepcyjnej, twórczej oraz wybiegającej w przód inwencji.

 

Reklamy