Jak opisać przedmiot zamówienia publicznego? Oto 7 zasad.

Tworzenie opisu przedmiotu zamówienia publicznego decyduje o sukcesie przetargu. Lub o porażce.  Opis zawarty w SIWZ jest niczym Biblia – obowiązuje i koniec. Jeśli Zamawiający popełni w nim błąd lub zawrze nieścisłość, a Wykonawcy nie poproszą o sprostowanie (czasem celowo), to mamy problem… Wyłoniony Wykonawca dostarczy to, co wprost wynika z opisu, a Zamawiający musi przyjąć dostawę i za nią zapłacić, niezależnie od efektu. Opis przedmiotu zamówienia to obowiązek Zamawiającego i jego odpowiedzialność.

Brałem udział w setkach postępowań publicznych, więc przy redagowaniu niniejszego wpisu, przykłady błędnych opisów SIWZ same cisną się na usta. Zamiast sypać nimi jak z rękawa, dokonałem zwięzłej syntezy spostrzeżeń i efekty przedstawiam Państwu w formie 7 kluczowych zasad tworzenia opisów SIWZ:

1. Należy wnikliwie czytać pytania Wykonawców zadawane w trakcie przygotowywania ofert. Są w nich informacje, które są kluczowe dla wyceny i ostatecznego wyglądu materiałów promocyjnych. Wykonawcy nie mogą bezpośrednio pomagać przy tworzeniu opisów przedmiotu zamówienia, ale mogą je korygować, zadając „nakierowujące” pytania podczas przygotowywania ofert. Na jedno wyjdzie.  Doceniajmy rolę pytań – nie zbywajmy ich!

2. Opisując przedmiot zamówienia używajmy sformułowań, które w pełni rozumiemy. Mam na myśli słownictwo branżowe i technologiczne. Wykonawcy to zwykle specjaliści w swoich branżach, więc lepiej nie próbować rozmawiać ich językiem, nie rozumiejąc go w pełni. Nie bójmy się śmieszności i lakoniczności sformułowań jeśli są celne, choć źle brzmią i może nie do końca po polsku. To nie wypracowanie, a i tak Wykonawcy zdają sobie sprawę, że rozmawiają z „niespecjalistami”.

3. Wyznaczajmy parametry przedmiotu zamówienia, które łatwo możemy poddać ocenie i weryfikacji! Gramatura odzieży, papieru, tektury, splot poliestru, itp sformułowania – bez specjalistycznego sprzętu, nie będziemy w stanie ocenić zgodności dostawy z opisem SIWZ, za co będąc Zamawiającym odpowiadamy głową. Lepiej posłużyć się oznaczeniem/symbolem konkretnego modelu (z dopiskiem „lub równoważne”).

4. Dopuszczajmy chociaż minimalną tolerancję jednostek miar: wymiarów, mas, kolorystyki. Gdy wybrany przez Zamawiającego do przetargu artykuł jest niedostępny (bo np.: producent zaprzestał jego produkcji), ścisły parametr pasujący tylko do tego produktu ucina Wykonawcom możliwość zaproponowania substytutów – różniących się minimalnie. No i przetarg jest uziemiony.

5. Broń Boże, nie wymyślajmy żadnego parametru produktu (zwłaszcza koloru), bez dokładnego sprawdzenia, że taka wersja produktu istnieje. Wielokrotnie zdarzało się, że w trakcie burzy mózgów przy tworzeniu opisów, Zamawiający wymyślał kolor produktu pasujący do koncepcji promocji, bez sprawdzenia, czy taka wersja kolorystyczna istnieje. A potem okazywało się, że w przetargu nikt nie wystartował – dlaczego?

6. Korzystajmy z możliwości „badania rynku”. Z pewnością otrzymacie Państwo od Wykonawców wyczerpujące informacje o produktach i technologiach, bez informowania ich, które z nich i w jakich ilościach będą przedmiotem planowanego postępowania.

7. Bardzo dokładnie i skrupulatnie opiszmy metodę nadruku i ilość nadrukowywanych kolorów ORAZ ilość miejsc nadruku na przedmiocie. Nadruk jednego koloru w trzech miejscach będzie policzony jako trzy nadruki, pomimo zastosowania jednej farby. Problemy sprawiają logotypy złożone i full-colorowe, zwłaszcza „unijne”: PO KL, EFS wraz z logosami programów, których dotyczą i podpisami, typu: „Współfinansowane przez …”.

To podstawy.

Warto rozważyć, czy nie zawrzeć obligatoryjnego warunku dołączenia wzorów do postępowania – nawet w trybie 100% cena. Po prostu, odrzuci się oferty nie spełniające SIWZ, a pozostałe, oceni pod kątem najniższej ceny.

Na pociechę dodam, że na przestrzeni lat, poziom opisów znacznie się poprawił i jest to z korzyścią zarówno dla Zamawiającego, jak i zdrowej konkurencji Wykonawców. Powodzenia i zapraszam na indywidualne konsultacje !

Reklamy

Skomentuj

Proszę zalogować się jedną z tych metod aby dodawać swoje komentarze:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Connecting to %s